COMUNICADO PESQUISA SUPER SAPIENS

1- Considerações Iniciais

Entre os dias 30 de novembro e 16 de dezembro de 2023 a ANAFE disponibilizou junto aos associados e associadas pesquisa sobre o “Super Sapiens” ou “Sapiens 2”. O objetivo foi verificar o nível de capacitação, adaptação, utilização, satisfação e operabilidade do sistema, assim como captar as impressões, sugestões e dificuldades, a partir da perspectiva dos usuários.

Antes da realização da enquete, diante da contundência dos relatos informando sobre os riscos ao desenvolvimento das atividades caso adotado o calendário de “virada de chave”, até então com designação a 01 de janeiro de 2024 como termo inicial de uso do SS, a ANAFE oficiou  em meados de novembro à SGE, PGF e PGU com o seguinte pedido: “solicitamos que a transição de sistemas (sapiens 1 ao sapiens 2) ocorra de forma gradual, fora do prazo inicialmente previsto para a troca geral, garantindo-se ao usuário e à própria Administração a segurança mínima a preservar o uso eficiente do sistema, especialmente em relação ao contencioso de massa”. 

Independentemente ao atendimento do pedido, realizado em caráter emergencial, a ANAFE buscou refinar o diagnóstico sobre as condições de trabalho via novo sistema, a fim de garantir de forma técnica e segura que os membros exerçam suas atividades ordinárias sem prejuízos decorrentes de improvisações ou precipitações que dificultem o melhor desempenho.

Ao final de dezembro, veio o calendário de implantação do super sapiens às unidades de contencioso da PGU e PGF, oportunidade em que foi contemplado parcialmente o pedido da ANAFE pela transição gradual, mantendo-se, no entanto, a perspectiva de 01/01/2024 para determinadas equipes.  A previsão para o desfecho do programa de utilização total do Sapiens 2 é 31 de julho de 2024.

A partir, pois, das considerações já firmadas pelos usuários e daquelas que seguem sendo enviadas aos canais próprios de atendimento e registros de comunicação da associação,  a ANAFE compartilha com seus associados e associadas o resultado dos questionamentos feitos e demais considerações, em especial as dificuldades a serem superadas para que minimamente ocorra transição segura entre sistemas, de forma a desonerar dos usuários, que enfrentam cargas de trabalho extremamente pesadas, o encargo de se sujeitar a executar tarefas ordinárias em sistemas em construção, que ainda não possuem base sólida que garanta mínimas condições de atuação de forma autônoma, eficiente e com a maximização da utilização da força de trabalho, único meio de vencer a atual demanda. 

Não ignoramos que em tecnologia a construção é contínua, sempre inconclusa. O grande ponto de debate é definir se o nível atual de desenvolvimento do Sapiens 2 é suficiente para ser incorporado na rotina dos milhares de advogados públicos federais que dependem, em seu dia a dia, da disponibilidade de ferramentas capazes de fornecer condições razoáveis de trabalho.

Nesse ponto, importa analisar as respostas colhidas junto aos usuários, assim como elencar as necessidades de aperfeiçoamento do S2, assim como trazer aos filiados e filiadas as ações a serem executadas pela ANAFE a partir dos dados trazidos.

Desde já, a conclusão é que o Sapiens 2 ainda não reúne condições para ser a ferramenta de trabalho junto ao contencioso, sobretudo como recurso único de qualquer equipe, além de apresentar significativas dificuldades de execução em consultoria e cobrança. 

2- A pesquisa

Preliminarmente, informamos que o resultado completo da pesquisa pode ser acessado na área do associado, na aba “pesquisas”- no alto, à esquerda. Clique aqui e acesse o resultado. 

A partir das respostas, ficou evidenciado que apesar da disponibilidade de capacitação- quase 90% afirmam ter recebido orientação-, apenas 13,75% consignaram ter sido suficiente o treinamento ministrado e menos de 10% se declararam plenamente adaptados.

Importa destacar que menos de 20% dos participantes da enquete utilizam o sistema há mais de 03 meses. Mais de 80% dos participantes destacaram que possuem dificuldades significativas de navegação. Cerca de metade dos usuários informou que sente a perda de funcionalidades importantes e apenas 15% referiram que não sentem dificuldades com travamentos ou integração.

Dessa forma, não há dúvidas de que não há naturalidade entre os usuários para navegarem no Sapiens 2 . O treinamento, ainda que fornecido e mesmo que seja continuamente ministrado nas unidades, até o presente momento não foi capaz de garantir aos Membros a certeza de atuarem em seu cotidiano com fluidez, sem obstáculos operacionais às suas atividades.

A utilização plena do Sapiens 2,  pois,  ainda carece de treinamento e adaptação. A questão que vem à tona com essa constatação, diga-se, de diagnóstico notório, é efetivamente estabelecer o formato mais adequado a esse processo e, mesmo que concluído, verificar se o sistema está preparado às necessidades dos advogados públicos federais. Como percebemos, não se tratam apenas de dificuldades relacionadas ao treinamento e adaptação, embora estas ainda sejam significativas.

Certamente imputar aos usuários calendários fechados, sem a perspectiva de resultados efetivos a serem  alcançados sob o enfoque de treinamento/adaptação, ocasionará prejuízos de toda a ordem, desde a insegurança psicológica aos usuários ao não assegurar que apenas se passe a adotar o novo sistema quando houver mínima preparação, até a prestação da atividade fim, com relevantes repercussões negativas relacionadas à melhor técnica e entrega de resultados.

Outra questão de absoluto relevo, que ultrapassa as dificuldades de preparação e adaptação, diz com a perda de funcionalidades e de diminuição de rendimentos laborais ocasionados especialmente pela ausência de maturação do novo sistema, a ponto de contraindicá-lo como suficiente a rodar em substituição ao Sapiens 1.

Nesse caminho, dezenas de problemas, alguns de ordem estrutural, merecem máxima atenção. As inconsistências abaixo relacionadas apenas ilustram, sem esgotar, as principais dificuldades apuradas junto aos usuários, inclusive aqueles já atuantes no calendário em curso,  que devem ser corrigidas antes de o sistema ser adotado ao trabalho em contencioso de massa. 

São elas: 

• Operacionais: 

1. Inconsistências rotineiras relacionadas ao peticionamento com anexos e sua efetiva integração aos processos judiciais;
2. Lentidão excessiva na execução das tarefas, demandando jornada dupla ou tripla para obtenção dos mesmos resultados do S1;
3.  Ausência do módulo Sapiens Dívida;
4. O sistema não é auto-sustentável. Imprescindível à atuação segura a recorrente utilização do sapiens 1 e a conferência junto aos sistemas do judiciário se houve a correta operação pretendida;
5. Duplicidade de petições em decorrência da instabilidade e insegurança quanto à integração do sapiens 2 e os sistemas do Poder Judiciário, fator de poluição visual e prejuízo à imagem organizacional;
6. Sistema com excessivos bugs- travamento cotidiano;
7. Integração com os processos judiciais, incertezas sobre a efetiva intimação, encerramento de tarefas, prazos a cumprir.

• Funcionalidades:

8. Restrição de perfis quanto à utilização de modelos nacionais;
9. Dificuldades em definir a natureza das tarefas, se de ordem judicial ou administrativa;
10. Dificuldades em pesquisar por número de processo- CNJ
11. Dificuldades de pesquisa por expressão;
12. Atuação em multiprocessos – falta de identificação do NUP em que se está trabalhando;
13. Ausência do campo de pesquisa de precedentes às consultorias;
14. Equívoco na classificação dos processos administrativos ou consultivos.
15. Confusão entre os conceitos “juntada de tarefas” e “movimentação de tarefas”;
16. Ausência da possibilidade de o usuário contribuir/modificar a classificação da tramitação de tarefas em setores diversos;
17. Impossibilidade de abertura de documentos em outras janelas, sem precisar selecionar um por vez;
18. Inexistência de uso do botão direito do mouse;
19. Forma de apresentação de menus laterais, barras superiores, e diversas outras janelas e informações, com pouco ou quase nenhum espaço destinado ao conteúdo do anexo ou componente que está sendo lido ou editado.
20. Incompreensões relacionadas ao sistema de filtros. Triagem em gerenciamento. Mera consulta em tarefa faz constar como se tivesse sido alterado;
21. Inexistência plena  de recibo de envio de documentos ;
22. Dificuldade em identificar a vinculação dos ofícios aos NUPs;
23. Etiquetamento: não abre vários processos para etiquetamento;
24. Inconsistência de download integral de processos;
25. Obstáculos à criação de minutas após navegação pelo sistema dentro da consulta de tarefas no NUP;
26. Dificuldade de assinaturas em bloco e ausência de segurança, em especial no PJE, se de fato houve a remessa do documento;
27. Congestionamento do grid de trabalho com a necessidade de abertura de janelas a cada ação;

• Visualização: 

28. Dificuldade de leitura- tamanho das letras;
29. Sistema monocromático;
30. Desalinho da experiência do usuário com os sistemas do poder judiciário, que são estranhos à interface do outlook, demandando maior tempo de adaptação;
31. Poluição visual- excesso de informações no grid;

Nos termos já destacados, as dificuldades não se limitam apenas a questões periféricas de uso do sistema, que poderão ser resolvidas através de treinamento e adaptação, assim como de performance, minoradas quando o sistema for único.

Pelo contrário, há evidentes deficiências de ordem estrutural, que hoje sentenciam afirmar que há uma transição de sistemas com severos prejuízos à execução das atividades, à administração pública e  à saúde física e mental dos usuários.

A necessidade de dedicação de horas a mais de carga de trabalho àqueles que a exercem no limite é incongruente com o conceito de migração de sistemas, em que  o último se propõe a ser um facilitador.

Além disso, e em especial, a incerteza sobre a devida integração com os sistemas do Poder Judiciário ou sobre a correção do indicativo de prazos orientador das atividades ou mesmo o correto peticionamento, são dificuldades potencializadas justamente na perspectiva de integrantes de uma equipe de Advocacia que se orgulha de ter no DNA dos seus Membros a eficiência como resposta ao investimento que o Poder Público faz.

Ademais, a perda ou dificuldades em funcionalidades essenciais, típicas à agilidade que as atividades próprias de gerenciamento e triagem exigem, estendidas  a quem responde a grandes cargas nas equipes técnicas, realidade do contencioso de massa, desaconselham a utilização do sistema enquanto não for rigorosamente corrigido ou adaptado às necessidades dos usuários. Não é concebível que se adote o sistema sem que mecanismos de etiquetamento, consulta a modelos, preservação de acervo, formação de minutas, comunicação de documentos, triagem dinâmica, entre outros, estejam plenamente desenvolvidos e  concatenados às rotinas. 

3- Conclusões

Os indicativos todos convergem a indicar que o Sapiens 2,  no atual nível de construção,  não está credenciado,  nas equipes de contencioso, especialmente nas de massa, a ser o sistema de utilização pelas vias oficiais dos Membros da AGU. A transição de sistemas infere desenvolvimentos para melhorar e ampliar as ferramentas de atuação por seus usuários, jamais se apresentar com dificuldades que potencializam as deficiências já existentes nas equipes de trabalho, de modo a prejudicar e diminuir o desempenho.

Em relação aos colegas que atuam em consultorias, os relatos indicam que há necessidade de melhorias e aperfeiçoamentos do sistema, por todas as razões acima elencadas nos itens descritivos, notadamente relacionadas à pesquisa, navegação e comunicação, além de funcionalidades, como o uso do botão direito do mouse, exemplo mais destacado.

4- Encaminhamentos

De outra sorte, a atuação da ANAFE, que se direciona à proteção das prerrogativas de seus associados e associadas e à construção de uma advocacia pública ainda mais eficiente, não se limita apenas a levantar os problemas e dificuldades, mas sim a conceber  debate propositivo que busque a contribuir com o  afastamento dos obstáculos colocados .

Nessa linha propositiva, vislumbramos que o calendário de implantação do novo sistema ao contencioso de massa, que foi baseado em datas para grandes equipes, deve ser reformulado e construído a partir da superação dos problemas estruturais levantados, sem datas estanques, ainda que se tenham metas estabelecidas, com o auxílio permanente daqueles que efetivamente serão os destinatários da transição- os usuários, propiciando que apenas após a experimentação em pequenas equipes de aperfeiçoamento, ligadas ao cotidiano das atividades ordinárias dos Membros, se alcancem as condições mínimas para que o sistema efetivamente venha a ser adotado, situação que hoje não se observa,  ensejando a perspectiva de prejuízo ao erário e à saúde dos usuários.

Nos próximos dias a ANAFE formalizará, com base nos dados que já dispõe, junto aos órgãos de gestão,  comunicação sobre as deficiências do sistema  Sapiens 2. Além disso, buscará, com a máxima urgência que o assunto impõe, reunião com os dirigentes para solicitar as providências necessárias destacadas neste comunicado.

Era o que tinha a comunicar.

DIRETORIA DA ANAFE